La razón principal por la que la mayoría de los restaurantes no pueden gestionar sus finanzas y sufren pérdidas es que no pueden mantener los costos de sus negocios bajo control. Esto puede resultar en enormes pérdidas y un eventual cierre del local. 

Sigue leyendo para saber su importancia y cómo controlarlo.

Cómo controlar los gastos

Para todo restaurante o negocio gastronómico, el control de costos se define como el proceso de reducción de gastos empresariales con el objetivo de aumentar la rentabilidad. 

Es esencial tener un sistema, ya que te permite identificar el área de tus gastos y tomar medidas convenientes y preventivas para mantener una relación saludable entre tus gastos y finanzas de manera realista. 

Para ello será importante que tomes en consideración los siguientes siete aspectos:

1.Planificar el menú

Para saber cuánto dinero se va a invertir en productos e ingredientes, es importante que tu equipo en cocina planifique el menú al completo. Esto le permitirá a tu gerencia y administración evaluar el costo estándar por ingrediente y así definir el costo total de los alimentos que necesita tu restaurante para abastecerse. 

Para asegurar el costo, también es importante el uso de recetarios; tenerlos impresos y a la mano a la hora de estar en producción, ayuda mucho a mantener los costos a raya

2.Hablar con proveedores

El siguiente paso después de la planificación es hablar con tus proveedores. Aquí es importante asegurar que tu restaurante reciba las cantidades correctas por lo que paga por ellas. Además, para evitar pérdidas, será necesario que tu equipo se asegure de que cada compra está ligada  al menú definido. 

3.Revisar las entregas

La supervisión de la llegada del proveedor será clave para asegurar, tanto que las cantidades sean correctas en peso o piezas, como el valor de la factura, y sobre todo, que la calidad es la acordada, especialmente para productos con los que se deba respetar la cadena de frío.  

Hacer esto evitará que falten ingredientes, recibas productos de una menor calidad, o ingredientes que puedan durar menos de lo contemplado.

4.Determinar las preparaciones

Para saber cuánta comida debe ser preparada diariamente, tu equipo debe revisar el historial de ventas. Y si aún no lo tiene, crear uno. Esto servirá para evitar pérdidas tanto en el stock como a nivel monetario. 

Por ejemplo, pueden obtener un formato de hojas de producción, donde los turnos de cierre de operaciones del día anterior registren las existencias para calcular la producción con base en el stock, y a la mañana siguiente todo más organizado.

5.Llevar un control

Es necesario no solo documentar las ventas, sino también las mermas, los desperdicios, las promociones y las cortesías. Estos gastos suelen pasarse a un segundo plano aun cuando representan una buena parte de los gastos diarios. Evaluarlos logrará que se tomen las medidas que permitan controlar los excedentes.

A través de informes regulares, podrás tener un control hermético sobre tu negocio e identificar las áreas de fuga de ingresos y, al mismo tiempo, estar atento a los informes de ventas y compras.

6.Hacer un inventario

Para determinar el costo real de las ventas es fundamental hacer inventarios periódicamente. Esto se puede implementar por turno, diario, semanal o mensual. Lo importante es poder contar con información correcta en tiempo real. 

Ten en cuenta que los alimentos son uno de los tres principales costos que debes controlar de manera urgente.

7.Realizar informes

Gracias a todos los esfuerzos anteriores,  podrás generar los informes financieros que determinarán si los gastos están en orden o, por el contrario, informar si es necesario realizar ajustes para que estos no representen pérdidas para tu restaurante.

Cómo administrar mejor el stock de tus productos

Además de las medidas mencionadas antes, puedes aplicar otros métodos eficaces con el fin de gestionar correctamente tus productos e ingredientes recién adquiridos para abastecer tu negocio gastronómico.

• Utilizar etiquetas: Etiquetar los productos en stock con base en su fecha de entrada evitará mermas y dará pie a una rotación eficiente de alimentos.  Este método de control visual optimizará al máximo el uso  de cada producto a corto, mediano y largo plazo.
• Utilizar el equipo correcto: Es importante que te asegures de que tu equipo de cocina cuenta con utensilios de medición adecuados como cucharas, medidoras, etc., para así lograr aprovechar al máximo cada producto y disminuir la cantidad de residuos.
• Prestar atención a los clientes: También es fundamental la tarea de observar aquellos alimentos sobrantes en los platos de tus clientes. Este puede servir de indicador para eliminar o hacer ajustes en los platillos de tu restaurante.

Recuerda que hoy existen diversas aplicaciones tecnológicas y plataformas que pueden ayudar a la gerencia a reducir al máximo las mermas, optimizar las compras y, lo más importante, a gestionar correctamente los gastos para que tu restaurante se mantenga rentable. Una de ellas es Fudo, donde ofrecen un software para ayudarte con estas tareas.